Nebenkostenabrechnung erstellen — das Wichtigste in Kürze
Eine Nebenkostenabrechnung (rechtlich: Betriebskostenabrechnung) muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, darf nur Betriebskosten im Sinne des § 2 BetrKV enthalten und braucht vier formelle Mindestangaben: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel mit Erläuterung, den Anteil des Mieters und den Abzug seiner Vorauszahlungen (§ 556 Abs. 3 BGB; BGH, Urteil vom 29.01.2020, VIII ZR 244/18).
- Frist: 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums — danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, ein Guthaben ist dem Mieter trotzdem auszuzahlen (§ 556 Abs. 3 BGB).
- Inhalt: Nur die 17 Betriebskostenarten des § 2 BetrKV. Verwaltungskosten, Instandhaltung und Rücklagen dürfen nie umgelegt werden — auch nicht mit Vertragsklausel (§ 1 Abs. 2 BetrKV).
- Verteilung: Ohne andere Vereinbarung gilt der Anteil der Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 BGB); Heiz- und Warmwasserkosten folgen der Heizkostenverordnung.
- Mieterwechsel: Jeder Mieter bekommt eine eigene Abrechnung über seinen Zeitraum; Heizkosten verlangen dabei eine Zwischenablesung (§ 9b HeizkostenV).
Welche Frist gilt für die Nebenkostenabrechnung?
Der Vermieter muss die Betriebskostenabrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Abrechnungsjahr 2025 (Kalenderjahr) endet die Frist also am 31. Dezember 2026 — es zählt der Zugang beim Mieter, nicht das Absendedatum.
Nach Fristablauf ist „die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten" (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Wichtig für Vermieter: Ein Guthaben des Mieters bleibt auch nach Fristablauf auszuzahlen — die verspätete Abrechnung lohnt sich also unter Umständen nur noch zu Ihren Ungunsten. Der Rechner unten zeigt die Frist-Ampel automatisch an.
Was darf in die Nebenkostenabrechnung — und was nie?
Betriebskosten sind „die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen" (§ 1 Abs. 1 Satz 1 BetrKV).
Umlagefähig sind ausschließlich die 17 Kostenarten des § 2 BetrKV — von der Grundsteuer (Nr. 1) über Heizung (Nr. 4) und Gebäudereinigung (Nr. 9) bis zu den „sonstigen Betriebskosten" (Nr. 17), die nur zählen, wenn der Mietvertrag sie einzeln benennt. Nicht umlagefähig sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV die Kosten der Verwaltung sowie Instandhaltung und Instandsetzung — und zwar auch dann, wenn der Mietvertrag die Umlage ausdrücklich vorsieht: Eine solche Klausel ist im Wohnraummietrecht unwirksam.
| Kostenart | Umlagefähig? | Grundlage |
|---|---|---|
| Grundsteuer | Ja | § 2 Nr. 1 BetrKV |
| Wasser, Entwässerung | Ja | § 2 Nr. 2–3 BetrKV |
| Heizung, Warmwasser | Ja — nach HeizkostenV | § 2 Nr. 4–6 BetrKV |
| Müll, Straßenreinigung, Gebäudereinigung | Ja | § 2 Nr. 8–9 BetrKV |
| Sach-/Haftpflichtversicherung, Hauswart | Ja | § 2 Nr. 13–14 BetrKV |
| Sonstige Betriebskosten (z. B. Dachrinnenreinigung) | Nur bei Einzelbenennung im Vertrag | § 2 Nr. 17 BetrKV |
| Verwaltungskosten, Kontoführung, Hausverwaltung | Nie | § 1 Abs. 2 BetrKV |
| Instandhaltung, Reparaturen | Nie | § 1 Abs. 2 BetrKV |
| Zuführung zur Instandhaltungsrücklage | Nie | § 1 Abs. 2 BetrKV (Vermögensbildung) |
Der ETW-Klassiker: Die Hausgeldabrechnung der WEG-Verwaltung ist keine Nebenkostenabrechnung. Verwaltervergütung und Rücklagenzuführung stehen in jeder Hausgeldabrechnung — und dürfen in keine Betriebskostenabrechnung. Wer die Hausgeldabrechnung einfach durchreicht, erstellt eine angreifbare Abrechnung. Der Rechner unten zieht diese Posten mit Begründung heraus.
Was muss im Mietvertrag stehen, damit Sie abrechnen dürfen?
Ohne Umlagevereinbarung im Mietvertrag ist die vereinbarte Miete eine Bruttomiete — der Vermieter kann dann keine Betriebskosten abrechnen. Üblich und ausreichend ist die Formulierung, dass der Mieter „die Betriebskosten nach § 2 BetrKV" trägt; alternativ zählt der Vertrag einzelne Kostenarten auf, dann dürfen auch nur diese abgerechnet werden. Für „sonstige Betriebskosten" (Nr. 17) gilt eine Besonderheit: Sie müssen im Vertrag einzeln benannt sein (etwa „Dachrinnenreinigung"), sonst zählen sie nicht — selbst bei einer Pauschalverweisung auf § 2 BetrKV.
Zahlt der Mieter statt einer Vorauszahlung eine Betriebskostenpauschale, wird nicht abgerechnet — das ist der Sinn der Pauschale. Der Rechner prüft beide Punkte als Eignungs-Gate, bevor gerechnet wird.
Welcher Verteilerschlüssel gilt für die Nebenkosten?
Haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten „nach dem Anteil der Wohnfläche" umzulegen (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB). Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, sind dagegen nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch Rechnung trägt (§ 556a Abs. 1 Satz 2 BGB) — das betrifft vor allem Heizung, Warmwasser und geeichte Wasserzähler. Daneben ist die Umlage nach Personenzahl (in der Praxis: Personen-Monate) für einzelne Kostenarten wie Müll vereinbar.
Wie rechnet man bei einem Mieterwechsel im Abrechnungsjahr ab?
Bei einem Mieterwechsel erhält jeder Mieter eine eigene Abrechnung über seinen Nutzungszeitraum mit seinen eigenen Vorauszahlungen — aus einer Abrechnung werden zwei. Kalte Betriebskosten nach Wohnfläche werden dabei tagesgenau zeitanteilig geteilt; personenbezogene Kosten laufen über Personen-Monate. Die Leerstandslücke zwischen zwei Mietern bleibt beim Vermieter: Sie darf nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden.
Heizkosten sind die Ausnahme: Sie dürfen beim Nutzerwechsel nicht einfach nach Kalendertagen geteilt werden. Die Heizkostenverordnung verlangt eine Zwischenablesung; nur ersatzweise kommt ein Ersatzverfahren in Betracht (§ 9b HeizkostenV). Die Teilung nach Kalendertagen ist der Klassiker unter den Abrechnungsfehlern — der Rechner unten weist beim Mieterwechsel ohne Zwischenablesung einen Befund aus, statt still zu schätzen.
Was gilt für Heizkosten in der Nebenkostenabrechnung?
Heiz- und Warmwasserkosten werden nach der Heizkostenverordnung abgerechnet: mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch, der Rest nach der Wohn- oder Nutzfläche (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). In der Praxis übernimmt diese Rechnung der Ablesedienst (z. B. Techem, ista, BRUNATA, Minol); dessen Einzelabrechnung je Wohnung übernehmen Sie als fertige Zeile in die Betriebskostenabrechnung. Der Rechner prüft, ob der ausgewiesene Verbrauchsanteil in der zulässigen Spanne von 50 bis 70 Prozent liegt.
Welche Angaben machen die Abrechnung formell wirksam?
Der Bundesgerichtshof verlangt für eine formell wirksame Betriebskostenabrechnung vier Mindestangaben: eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des verwendeten Verteilerschlüssels, die Berechnung des auf den Mieter entfallenden Anteils und den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen (BGH, Urteil vom 29.01.2020, VIII ZR 244/18, zu § 556 Abs. 3 BGB). Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung schon aus formalen Gründen unwirksam — unabhängig davon, ob richtig gerechnet wurde. Jedes Abrechnungs-Blatt aus dem Rechner unten enthält alle vier Angaben in genau dieser Reihenfolge, dazu Abrechnungszeitraum, Ergebnis und den Hinweis auf das Belegeinsichtsrecht des Mieters (§ 259 BGB).
Der Nebenkosten-Rechner: Abrechnung Schritt für Schritt
1. Gebäude & Abrechnungszeitraum
2. Umlagevereinbarung im Mietvertrag
Schauen Sie in Ihren Mietvertrag (meist unter „Betriebskosten" oder „Nebenkosten"). Diese Angabe gilt als Standard für alle Mietverhältnisse — einzelne Mietverhältnisse können unten abweichen.
3. Einheiten (Wohnungen)
Bei einer Eigentumswohnung ist das genau eine Einheit. Beim eigenen Haus legen Sie jede Wohnung an — die Wohnflächen sind der Verteilerschlüssel.
4. Mietverhältnisse
Bei einem Mieterwechsel im Abrechnungsjahr legen Sie für dieselbe Einheit zwei Mietverhältnisse an — jedes erhält seine eigene Abrechnung über seinen Zeitraum.
5. Kostenpositionen
„Gebäude" heißt: Der Betrag gilt für das ganze Haus und wird nach Fläche oder Personen-Monaten verteilt. „Einheit" heißt: Der Betrag steht schon für eine bestimmte Wohnung fest — etwa in der Hausgeldabrechnung oder der Heizkostenabrechnung des Ablesedienstes. Tragen Sie ruhig auch Verwaltung, Instandhaltung oder Rücklage ein: Der Rechner zieht sie mit Begründung heraus.
Alle Angaben bleiben in Ihrem Browser. Mieternamen, Ihre Absenderdaten und die IBAN werden weder übertragen noch gespeichert und stehen nicht im Teilen-Link — sie gelten nur für diese Sitzung.
Ergebnis: Ihre Abrechnungen im Überblick
Abrechnungs-Blätter zum Ausdrucken
So gehen Sie vor
- Mietvertrag prüfen: Gibt es eine Umlagevereinbarung, und zahlt der Mieter eine Vorauszahlung (nicht Pauschale)? Ohne beides gibt es nichts abzurechnen.
- Belege sammeln: Grundsteuerbescheid, Versicherungsrechnung, kommunale Gebührenbescheide, Heizkostenabrechnung des Ablesedienstes — bei der Eigentumswohnung die Hausgeldabrechnung samt Einzelabrechnung.
- Kosten erfassen und prüfen: Jede Position einer BetrKV-Kostenart zuordnen. Verwaltung, Instandhaltung und Rücklage bleiben draußen — der Rechner begründet das je Position.
- Verteilen und gegenrechnen: Gebäudekosten nach Fläche oder Personen-Monaten, Einheiten-Kosten direkt; Vorauszahlungen abziehen. Bei Mieterwechsel entstehen zwei Blätter.
- Abrechnung zustellen: Blatt drucken, unterschreiben, nachweisbar zustellen — vor Ablauf der 12-Monats-Frist. Belege bereithalten (Einsichtsrecht des Mieters).
Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?
Spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 heißt das: Zugang beim Mieter bis 31. Dezember 2026.
Was passiert, wenn der Vermieter die Frist verpasst?
Nachforderungen sind dann ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ein Guthaben des Mieters muss trotzdem ausgezahlt werden — die Abrechnungspflicht selbst entfällt nicht.
Dürfen Verwaltungskosten oder Reparaturen umgelegt werden?
Nein — nie. Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV ausdrücklich keine Betriebskosten. Das gilt auch dann, wenn der Mietvertrag die Umlage vorsieht; eine solche Klausel ist im Wohnraummietrecht unwirksam.
Kann ich als ETW-Vermieter einfach die Hausgeldabrechnung weiterreichen?
Nein. Die Hausgeldabrechnung enthält immer auch Verwaltervergütung und die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage — beides ist nicht umlagefähig (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Umlagefähig sind nur die Betriebskosten-Positionen daraus, meist über die Einzelabrechnung Ihrer Wohnung.
Welcher Verteilerschlüssel gilt, wenn im Vertrag nichts steht?
Der Anteil der Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB). Verbrauchsabhängig erfasste Kosten — vor allem Heizung und Warmwasser — werden nach Verbrauch umgelegt (§ 556a Abs. 1 Satz 2 BGB, HeizkostenV).
Wie rechne ich Heizkosten beim Mieterwechsel ab?
Mit einer Zwischenablesung des Ablesedienstes zum Nutzerwechsel (§ 9b HeizkostenV). Eine Teilung nach Kalendertagen ist bei Verbrauchskosten nicht zulässig — nur ersatzweise kommt ein Ersatzverfahren in Betracht.
Muss ich der Abrechnung Belege beifügen?
Nein. Der Mieter hat aber das Recht, die Originalbelege einzusehen (§ 259 BGB) — darauf weist jedes Abrechnungs-Blatt aus dem Rechner hin. Halten Sie die Belege also griffbereit.
Speichert dieser Rechner meine Daten?
Alle Eingaben bleiben im Browser. Sachdaten (Flächen, Zeiträume, Beträge) liegen nur im lokalen Speicher Ihres Geräts; Mieternamen, Absenderdaten und IBAN werden nicht gespeichert und stehen nicht im Teilen-Link — sie gelten nur für die laufende Sitzung.
Nach der Abrechnung ist vor der Miete: Der Mietanhebungs-Fahrplan zeigt, wie Sie in zulässigen Schritten zum Mietspiegel-Niveau kommen. Für Kapitalanleger rechnet „Was bleibt monatlich übrig?" die Ehrlichkeits-Rechnung Ihrer vermieteten Wohnung.
Quellen
- § 556 BGB — Vereinbarungen über Betriebskosten, Abrechnungsfrist: gesetze-im-internet.de/bgb/__556.html
- § 556a BGB — Abrechnungsmaßstab: gesetze-im-internet.de/bgb/__556a.html
- § 259 BGB — Umfang der Rechenschaftspflicht (Belegeinsicht): gesetze-im-internet.de/bgb/__259.html
- § 1 BetrKV — Betriebskosten-Begriff und Ausschlüsse (Verwaltung, Instandhaltung): gesetze-im-internet.de/betrkv/__1.html
- § 2 BetrKV — Aufstellung der Betriebskosten (17 Kostenarten): gesetze-im-internet.de/betrkv/__2.html
- § 7 HeizkostenV — Verteilung der Heizkosten (50–70 % nach Verbrauch): gesetze-im-internet.de/heizkostenv/__7.html
- § 9b HeizkostenV — Kostenaufteilung bei Nutzerwechsel (Zwischenablesung): gesetze-im-internet.de/heizkostenv/__9b.html
- BGH, Urteil vom 29.01.2020 — VIII ZR 244/18 (vier formelle Mindestangaben): dejure.org — BGH VIII ZR 244/18
Alle Normzitate am gegen den amtlichen Text auf gesetze-im-internet.de geprüft. Die BetrKV-Kategorien und HeizkostenV-Spannen im Rechner stammen unverändert aus denselben amtlichen Quellen (Datenstand 17.07.2026).