Ein Generalverwalter für alle Objekte

Welche Verwaltung können Sie bündeln — und welche nicht?

Bündeln lassen sich zwei der drei Verwaltungsarten. Frei vergeben können Sie die Mietverwaltung für Häuser, die Ihnen allein gehören, und die Sondereigentumsverwaltung für einzelne Wohnungen, die in einer Wohnungseigentümergemeinschaft liegen. Über die dritte Art, die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums, entscheiden Sie nicht allein: Über Bestellung und Abberufung des Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG), die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt der Gemeinschaft (§ 18 Abs. 1 WEG), und der Verwalter vertritt dann die Gemeinschaft, nicht die einzelnen Eigentümer (§ 9b Abs. 1 WEG). Was er ohne Beschluss tun darf, ist bewusst eng gefasst: Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung von untergeordneter Bedeutung oder solche, die eine Frist wahren oder einen Nachteil abwenden (§ 27 Abs. 1 WEG). Für Ihren Bestand bedeutet das: Bei Eigentumswohnungen bekommt Ihr Generalverwalter nur Ihre Seite — Ihr Mietverhältnis, Ihre Abrechnung gegenüber dem Mieter, auf Wunsch Ihre Stimmvertretung in der Versammlung. Das Dach, die Fassade und das Treppenhaus bleiben bei der Verwaltung, die die Gemeinschaft bestellt hat. Wollen Sie beide Ebenen in einer Hand, brauchen Sie in jeder betroffenen Gemeinschaft eine Mehrheit; wie eine Gemeinschaft ihre Verwaltung auswählt und wechselt, zeigt unsere Verwalter-Auswahlcheckliste.

Ab wann rechnet sich ein Generalverwalter — und wann nicht?

Er rechnet sich, wenn drei Dinge zusammenkommen: genug Einheiten, überschaubare Entfernungen und ähnliche Objektarten. Dann entsteht der eigentliche Vorteil — ein Vertrag, ein Standard, ein Berichtsformat, ein Ansprechpartner, der Ihren ganzen Bestand kennt und Probleme sieht, bevor Sie sie melden. Er rechnet sich nicht bei wenigen Objekten, weil der Aufwand für Vertrag, Datenübergabe, Einarbeitung und laufende Kontrolle den Zeitgewinn auffrisst. Er rechnet sich nicht bei großer räumlicher Streuung, weil niemand fünf Bundesländer mit derselben Reaktionszeit bedient; was dann übrig bleibt, ist ein Verwalter, der bei jedem Ereignis vor Ort einen Dritten beauftragt und dessen Rechnung an Sie weiterreicht. Und er rechnet sich nicht bei sehr unterschiedlichen Objektarten, weil Wohnen, Gewerbe und möblierte Vermietung unterschiedliche Verträge, Abrechnungen und Routinen brauchen. Beim Preis gilt für den Vergleich: Üblich ist eine Grundgebühr je verwalteter Einheit und Monat, dazu Zuschläge für Sonderleistungen wie Neuvermietung, Schadensabwicklung oder die Begleitung von Bauvorhaben. Vergleichbar werden zwei Angebote erst, wenn beide denselben Leistungskatalog zugrunde legen — sonst vergleichen Sie eine Grundgebühr mit einer Grundgebühr plus allem, was extra kostet. Fragen Sie zusätzlich nach Vergütungen, die die Verwaltung von Versicherern, Energielieferanten oder Handwerksbetrieben erhält: Sie senken den ausgewiesenen Preis und erhöhen still Ihre Kosten.

Die Vollmachtsfalle: Warum eine Kündigung ohne beigelegte Vollmacht wertlos sein kann

Weil der Mieter sie zurückweisen darf — und sie damit unwirksam ist. Der Wortlaut ist unmissverständlich: Ein einseitiges Rechtsgeschäft, das ein Bevollmächtigter einem anderen gegenüber vornimmt, ist unwirksam, wenn der Bevollmächtigte eine Vollmachtsurkunde nicht vorlegt und der andere das Rechtsgeschäft aus diesem Grunde unverzüglich zurückweist (§ 174 Satz 1 BGB). Kündigung und Abmahnung sind genau solche einseitigen Rechtsgeschäfte. Vorzulegen ist die Urkunde selbst, nicht eine Kopie oder ein Scan im Anhang. Was das kostet, sehen Sie erst Wochen später: Die Kündigung wegen Zahlungsverzug ist weg, der Rückstand läuft weiter, die Räumungsklage steht auf einem unwirksamen Schreiben, und Sie beginnen von vorn — mit allen Fristen. Das trifft ausgerechnet den Fall, in dem es auf Tempo ankommt. Der Grund, warum das bei Generalverwaltern so häufig passiert: Ein WEG-Verwalter, der für die Gemeinschaft handelt, hat seine Vertretungsmacht aus dem Gesetz (§ 9b Abs. 1 WEG) — dort stellt sich die Frage nach der Urkunde nicht. Sobald derselbe Verwalter aber für Sie persönlich als Vermieter auftritt, handelt er aus einer gewöhnlichen rechtsgeschäftlichen Vollmacht (§ 167 BGB), und § 174 BGB greift in voller Härte. Es gibt zwei sichere Wege, und Sie sollten beide gehen. Erstens: Jedem einseitigen Schreiben liegt die Vollmachtsurkunde im Original bei. Zweitens: Sie setzen den Mieter von der Bevollmächtigung in Kenntnis — bei Vertragsbeginn und erneut bei jedem Verwalterwechsel. Dann ist die Zurückweisung ausgeschlossen (§ 174 Satz 2 BGB), und zwar dauerhaft. Merksatz für den Vertrag: Ohne Papier keine Wirkung. Legen Sie die Vollmacht aus demselben Grund auch dem Mieterhöhungsverlangen bei — dann stellt sich die Frage gar nicht erst.

Welche Nachweise Sie vor der Beauftragung sehen sollten

Drei Papiere, und zwar bevor Sie unterschreiben. Erstens die Gewerbeerlaubnis: Wer gewerbsmäßig das gemeinschaftliche Eigentum von Wohnungseigentümern oder für Dritte Mietverhältnisse über Wohnräume verwaltet, ist Wohnimmobilienverwalter und braucht die Erlaubnis der zuständigen Behörde (§ 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO). Wer ausschließlich Gewerbeflächen verwaltet, fällt nicht darunter — fragen Sie deshalb nach dem Bereich, der zu Ihren Objekten passt. Zweitens den Versicherungsnachweis: Die Berufshaftpflicht muss bei einem im Inland zugelassenen Versicherer bestehen und mindestens 500.000 Euro für jeden Versicherungsfall sowie 1.000.000 Euro für alle Versicherungsfälle eines Jahres decken (§ 15 Abs. 1 und 2 MaBV). Fehlt der Nachweis, ist die Erlaubnis zu versagen (§ 34c Abs. 2 Nr. 3 GewO) — er ist damit kein Bonus, sondern die Eintrittskarte. Drittens die Weiterbildungsnachweise: 20 Stunden innerhalb von drei Kalenderjahren, für den Gewerbetreibenden und für die unmittelbar mitwirkenden Beschäftigten (§ 34c Abs. 2a GewO); Inhalt, Form und Dokumentation regelt § 15b MaBV, die Nachweise sind drei Jahre vorzuhalten. Wer sie nicht innerhalb weniger Tage vorlegen kann, hat sie in aller Regel nicht. Für Eigentumswohnungen kommt ein viertes Papier hinzu, aber nur auf der Ebene der Gemeinschaft: „Zertifizierter Verwalter“ darf sich nur nennen, wer die Prüfung vor einer Industrie- und Handelskammer bestanden hat (§ 26a Abs. 1 WEG).

Was im Vertrag stehen muss, damit Sie später noch steuern können

Sieben Punkte, und jeder von ihnen wird teuer, wenn er fehlt. Erstens der Leistungskatalog als Anlage, mit klarer Trennung zwischen Grundleistung und Sondervergütung — der Verwaltervertrag ist eine entgeltliche Geschäftsbesorgung, geschuldet ist nur, was vereinbart wurde (§ 675 Abs. 1 BGB). Zweitens die Vollmacht mit ausdrücklichen Grenzen: Sie ist formfrei zu erteilen und grundsätzlich widerruflich (§ 167 BGB, § 168 BGB), aber niemand zwingt Sie, sie unbegrenzt zu erteilen. Drittens Betragsgrenzen für Reparaturaufträge, oberhalb derer Sie freigeben, mit einer klaren Notfallregel darunter. Viertens die Kontenführung: offene Treuhandkonten, die Ihnen zugeordnet und vom Vermögen der Verwaltung getrennt sind; alles, was sie aus der Geschäftsbesorgung erlangt, schuldet sie Ihnen ohnehin (§ 667 BGB), und Mietkautionen sind schon von Gesetzes wegen getrennt anzulegen (§ 551 Abs. 3 BGB). Fünftens das Berichtswesen mit festem Turnus: Auskunft auf Verlangen und Rechenschaft sind gesetzlich geschuldet (§ 666 BGB), zur Rechenschaft gehört die geordnete Zusammenstellung von Einnahmen und Ausgaben samt Belegen (§ 259 Abs. 1 BGB) — aber wann sie kommt, müssen Sie vereinbaren. Sechstens Reaktionszeiten, gestaffelt nach Dringlichkeit. Siebtens das Vertragsende: Ohne eigene Regelung greifen die gesetzlichen Kündigungsfristen für Dienstverhältnisse (§ 621 BGB), und die Herausgabe der Unterlagen wird zum Streitpunkt, wenn nicht im Vertrag steht, was bis wann herauszugeben ist. Schreiben Sie die Liste vollständig auf, solange das Verhältnis noch gut ist.

Wie viel Recht darf Ihre Verwaltung selbst machen?

Sie darf Rechtsfragen mitbehandeln, solange das Nebenleistung bleibt — die Haus- und Wohnungsverwaltung ist dafür sogar ausdrücklich im Gesetz benannt (§ 5 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 2 RDG). Sie darf also Mietverträge abschließen, Betriebskosten abrechnen, Mängelanzeigen bearbeiten, mahnen und Kündigungen für Sie erklären, wenn Ihre Vollmacht das deckt. Zwei Grenzen sind hart. Die erste: Der Einzug fremder Forderungen als eigenständiges Geschäft ist Inkassodienstleistung (§ 2 Abs. 2 RDG) und darf nur erbringen, wer beim Bundesamt für Justiz registriert ist (§ 10 Abs. 1 Nr. 1 RDG). Solange die Verwaltung Ihre eigenen Mietforderungen im Rahmen der laufenden Verwaltung überwacht und anmahnt, bewegt sie sich im erlaubten Bereich; ein abgetretenes Forderungsportfolio einzutreiben, ist etwas anderes. Die zweite: Vor Gericht kann Ihre Verwaltung Sie nicht vertreten. Wer als Bevollmächtigter auftreten darf, zählt § 79 Abs. 2 ZPO abschließend auf, und eine beauftragte Hausverwaltung steht nicht darin. Planen Sie das ein: Für Räumungs- und Zahlungsklagen brauchen Sie eine eigene Lösung, und der Vertrag sollte regeln, wer die Unterlagen dafür in welcher Frist zusammenstellt.