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Welche Fristen muss ich als Vermieter wirklich im Kalender haben?

Vier Sorten, und sie funktionieren völlig unterschiedlich. Erstens die jährlichen Pflichten, die sich am Abrechnungszeitraum orientieren — allen voran die Betriebskostenabrechnung binnen zwölf Monaten. Zweitens die Reaktionsfristen, die erst zu laufen beginnen, wenn ein Brief zugeht: die Zustimmungsfrist nach einer Mieterhöhung, der Härteeinwand nach einer Modernisierungsankündigung, der Einspruch gegen einen Bescheid. Diese können Sie nicht vorplanen, sondern nur beim Eintreffen sofort eintragen. Drittens die technischen Prüfzyklen, die am Objekt hängen — Legionellen alle drei Jahre, Heizungsprüfung nach 15 Jahren, Energieausweis nach zehn. Und viertens die festen Kalenderdaten von Grundsteuer und Steuererklärung. Wer nur die vierte Gruppe im Kalender hat, hat den kleinsten und harmlosesten Teil abgedeckt.

Welche drei Fristen sind am teuersten, wenn man sie verpasst?

Die Spekulationsfrist, die Betriebskostenabrechnung und die Drei-Jahres-Frist der anschaffungsnahen Herstellungskosten. Die Spekulationsfrist ist der größte Einzelbetrag: Verkaufen Sie neun Jahre und elf Monate nach dem Kauf, ist der komplette Veräußerungsgewinn steuerpflichtig — bei einer Wertsteigerung von 150.000 Euro kostet der zu frühe Notartermin schnell einen fünfstelligen Betrag. Die Betriebskostenabrechnung ist die teuerste wiederkehrende Frist: Einen Tag nach Ablauf der zwölf Monate ist die Nachforderung endgültig ausgeschlossen, und zwar jedes Jahr aufs Neue und für jede Wohnung einzeln. Die dritte ist die unauffälligste: Wer in den ersten drei Jahren nach dem Kauf mehr als 15 Prozent der Gebäude-Anschaffungskosten in Instandsetzung und Modernisierung steckt, verliert den Sofortabzug und muss über Jahrzehnte abschreiben. Knapp dahinter liegt die Drei-Monats-Klagefrist bei der Mieterhöhung: Sie kostet zwar nur ein Jahr Erhöhung, aber sie trifft besonders oft, weil kaum jemand sie im Kalender hat.

Ab wann läuft eine Frist — ab Absendung oder ab Zugang?

Fast immer ab Zugang, und das ist der häufigste Rechenfehler. Die Zwölfmonatsfrist der Betriebskostenabrechnung ist gewahrt, wenn die Abrechnung dem Mieter zugegangen ist, nicht wenn sie in Ihrem Briefkasten liegt. Die Einwendungsfrist des Mieters läuft ab Zugang der Abrechnung bei ihm. Die Zustimmungsfrist nach einer Mieterhöhung läuft ab Zugang des Verlangens, ebenso die Wirkung der Erhöhung ab dem dritten Kalendermonat danach. Bei der Modernisierung startet die Frist des Härteeinwands mit dem Zugang der Ankündigung — und nur dann, wenn die Ankündigung inhaltlich vollständig war. Praktische Folge: Notieren Sie zu jedem wichtigen Schreiben nicht das Datum im Briefkopf, sondern das Zugangsdatum, und sorgen Sie für einen Nachweis. Ein Einwurf-Einschreiben oder die Übergabe mit Zeugen kostet wenig und entscheidet im Streitfall über die gesamte Frist.

Warum ist der 31. Dezember der wichtigste Tag des Jahres?

Weil die regelmäßige Verjährung nicht am Tag der Entstehung des Anspruchs beginnt, sondern erst mit dem Schluss des Jahres, in dem er entstanden ist und Sie davon erfahren haben. Drei Jahre später endet sie deshalb ebenfalls zum Jahresende. Eine Nachzahlung aus der Abrechnung 2023, die Sie 2024 gestellt haben, verjährt am 31. Dezember 2027 — nicht an irgendeinem Tag im Sommer. Das gilt genauso für die Kautionsrückzahlung an den Mieter und für offene Mietforderungen. Wer einmal im Dezember alle offenen Posten durchgeht, verliert praktisch nie eine Forderung durch Verjährung. Eine wichtige Ausnahme müssen Sie im Kopf behalten: Ersatzansprüche wegen Schäden an der Wohnung verjähren schon sechs Monate nach der Rückgabe — die laufen mitten im Jahr ab und lassen sich mit dem Dezember-Rhythmus nicht einfangen.

Welche Fristen stehen nicht im Bundesgesetz?

Vier wichtige Bereiche werden vom Land oder von einem Bescheid geregelt, nicht von einem bundesweit einheitlichen Datum. Rauchwarnmelder: Einbau und Wartung stehen in den Bauordnungen der Länder, und ob Sie oder Ihr Mieter für die jährliche Prüfung zuständig sind, unterscheidet sich je Bundesland. Schornsteinfeger: Die konkreten Kehr- und Prüftermine ergeben sich aus dem Feuerstättenbescheid für Ihr Objekt — dieser Bescheid ist Ihr Kalender, kein Gesetzestext. Kappungsgrenze und Mietpreisbremse: Ob 20 oder 15 Prozent gelten und ob die Mietpreisbremse überhaupt greift, entscheidet eine Landesverordnung mit eigener Laufzeit. Und die Kündigungssperrfrist nach Umwandlung in Wohnungseigentum beträgt im Bundesgesetz drei Jahre, kann per Landesverordnung aber auf bis zu zehn Jahre verlängert sein. Für diese vier lohnt sich einmal im Jahr der Blick auf die aktuelle Verordnungslage Ihres Landes.

Wie baue ich aus dieser Liste einen Kalender, der im Alltag funktioniert?

In drei Durchgängen, und zwar einmalig an einem Nachmittag. Erstens die festen Daten als jährliche Serientermine anlegen: die vier Grundsteuertermine, der 31. März für Erlassantrag und Änderungsanzeige, der Abgabetermin der Steuererklärung, der 31. Dezember als Verjährungscheck. Zweitens die objektbezogenen Fristen aus den Unterlagen heraussuchen und mit Datum eintragen — Ende des Abrechnungszeitraums plus zwölf Monate, Einbaudatum der Heizung plus 15 Jahre, letzte Legionellenprüfung plus drei Jahre, Ausstellungsdatum des Energieausweises plus zehn Jahre, Kaufdatum plus drei und plus zehn Jahre, Ende der Zinsbindung minus zwölf Monate. Drittens für die Reaktionsfristen eine feste Gewohnheit statt eines Termins: Jedes Schreiben, das mit einer Frist kommt, bekommt beim Öffnen sofort einen Kalendereintrag mit dem Zugangsdatum im Titel. Setzen Sie alle Erinnerungen zwei bis vier Wochen vor Fristablauf — am Tag des Ablaufs nützt Ihnen der Hinweis nichts mehr.