Nebenkostenabrechnung prüfen lassen

Wie prüfe ich meine Nebenkostenabrechnung selbst?

In vier Durchgängen, immer in dieser Reihenfolge — denn jeder Durchgang kann die Nachzahlung schon vor dem nächsten erledigen. Erstens die Form: Enthält die Abrechnung die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung Ihres Anteils und den Abzug Ihrer Vorauszahlungen? Zweitens die Frist: Ist die Abrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums bei Ihnen angekommen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB)? Drittens die Posten: Steht jede Position im Katalog des § 2 BetrKV oder ausdrücklich im Mietvertrag? Viertens der Schlüssel: Passt die Verteilung zu dem, was vereinbart ist, und stimmen die Flächen? Sie brauchen dafür nur die Abrechnung, den Mietvertrag, Ihre Kontoauszüge und die Vorjahresabrechnung zum Vergleich.

Welche drei Fehler lassen eine Nachzahlung ganz oder teilweise entfallen?

Erstens die verspätete Abrechnung: Kommt sie später als zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, ist die Nachforderung ausgeschlossen — es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB). Die Nachzahlung entfällt dann vollständig, ein Guthaben müsste er Ihnen trotzdem auszahlen. Zweitens die formell unwirksame Abrechnung: Fehlt eine der vier Mindestangaben, löst die Abrechnung nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs keine fällige Nachforderung aus; solange die Zwölf-Monats-Frist noch läuft, kann der Vermieter nachbessern, danach nicht mehr. Drittens die nicht umlagefähigen Posten: Verwaltungskosten und Instandhaltungs- oder Instandsetzungskosten gehören ausdrücklich nicht zu den Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV) — sie sind der häufigste Einzelfehler und schrumpfen die Nachzahlung oft um dreistellige Beträge. Bei den Heizkosten kommen die pauschalen Kürzungsrechte hinzu: 15 Prozent bei nicht verbrauchsabhängiger Abrechnung sowie je 3 Prozent bei fehlender fernablesbarer Ausstattung, fehlender monatlicher Verbrauchsinformation und fehlender CO2-Aufteilung.

Welche Kosten dürfen überhaupt auf mich umgelegt werden?

Nur solche, die im Mietvertrag vereinbart sind und im Katalog der Betriebskostenverordnung stehen. Ohne Umlagevereinbarung sind alle Betriebskosten mit der Miete abgegolten (§ 556 Abs. 1 BGB) — dann schulden Sie gar nichts. Ist die Umlage vereinbart, umfasst der Katalog 17 Positionen: Grundsteuer, Wasser und Entwässerung, Heizung, Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müll, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart, Antennen- und Verteilanlagen, Wäschepflege und die sonstigen Betriebskosten (§ 2 BetrKV). Die letzte Position ist die gefährlichste: Sonstige Betriebskosten schulden Sie nur, wenn die konkrete Kostenart im Mietvertrag benannt ist. Ausdrücklich nicht dazu gehören Verwaltungskosten und Instandhaltung (§ 1 Abs. 2 BetrKV), und ebenso wenig Rücklagen, Mietausfallwagnis oder Bankgebühren. Wie eine Abrechnung von der anderen Seite entsteht, können Sie im Nebenkosten-Rechner nachvollziehen — er ist für Vermieter gebaut, zeigt aber gut, welche Position wohin gehört.

Wie erkenne ich einen falschen Verteilerschlüssel?

Am schnellsten über die Flächen. Haben Sie nichts anderes vereinbart, werden die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB); Kosten mit erfasstem Verbrauch müssen nach Verbrauch verteilt werden (Satz 2). Vergleichen Sie die angesetzte Gesamtwohnfläche mit der Vorjahresabrechnung: Wird sie kleiner, obwohl sich am Haus nichts geändert hat, steigt Ihr Anteil bei jeder Kostenart. Ein zweiter Klassiker ist der Leerstand — die Kosten leerstehender Wohnungen trägt der Vermieter, sie dürfen nicht auf die verbliebenen Mieter umgelegt werden. Ein dritter ist der stille Wechsel des Schlüssels: Eine Abweichung von der Vereinbarung ist nur durch Erklärung in Textform vor Beginn des Abrechnungszeitraums möglich und nur hin zu einem verbrauchsabhängigen Maßstab (§ 556a Abs. 2 BGB). Gibt es Gewerbe im Haus, das erheblich mehr Müll, Wasser oder Reinigung verursacht, müssen diese Kosten vorweg abgezogen werden.

Was gilt bei Heizkosten und CO2-Kosten?

Heizkosten folgen eigenen Regeln, und dort liegen die härtesten Zahlen für Sie. Zwischen 50 und 70 Prozent der Heizkosten müssen nach erfasstem Verbrauch verteilt werden, der Rest nach Fläche oder umbautem Raum (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV); für Warmwasser gilt dieselbe Spanne (§ 8 Abs. 1 HeizkostenV). Wird gar nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, dürfen Sie Ihren Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV). Fehlt die fernablesbare Ausstattung oder bleiben die seit 2022 monatlich geschuldeten Verbrauchsinformationen aus, sind es jeweils 3 Prozent (§ 12 Abs. 1 Satz 2 und 3 HeizkostenV, § 6a HeizkostenV). Die CO2-Kosten werden seit 2023 nach einem Stufenmodell zwischen Ihnen und dem Vermieter geteilt: Je schlechter das Gebäude gedämmt ist, desto mehr trägt der Vermieter — von 0 Prozent bei unter 12 kg Kohlendioxid je Quadratmeter und Jahr bis 95 Prozent ab 52 kg (§ 5 CO2KostAufG mit Anlage). Fehlt diese Aufteilung in der Abrechnung, dürfen Sie 3 Prozent der Heizkosten kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG). Die Kürzungen addieren sich.

Wie setze ich meine Einwendungen durch, ohne den Streit eskalieren zu lassen?

Mit Belegeinsicht, einem sachlichen Schreiben und einer Zahlung unter Vorbehalt. Verlangen Sie zuerst schriftlich Einsicht in die Belege; darauf haben Sie einen Anspruch, und der Vermieter darf sie auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Solange die Einsicht verweigert wird, dürfen Sie die Nachzahlung zurückhalten (§ 273 BGB) — kündigen Sie das an, statt einfach nicht zu überweisen. Formulieren Sie die Einwendungen danach Position für Position mit Betrag und Begründung, setzen Sie eine Frist von zwei bis vier Wochen für eine korrigierte Abrechnung und zahlen Sie den Teil, den Sie auch nach Ihrer Prüfung schulden, ausdrücklich unter Vorbehalt der Rückforderung. Vergessen Sie Ihre eigene Frist nicht: Nach zwölf Monaten ab Zugang der Abrechnung sind Ihre Einwendungen verbraucht (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB). Kommen Sie nicht weiter, ist der örtliche Mieterverein der richtige nächste Schritt: Er prüft die Abrechnung für Mitglieder, rechnet die Kürzungsquoten nach und übernimmt den Schriftwechsel.