Hausverwaltung finden

Muss unsere Hausverwaltung zertifiziert sein — und seit wann genau?

Ja, in aller Regel muss sie es sein, und beide maßgeblichen Fristen sind längst abgelaufen. Der Reihe nach: Seit dem 1. Dezember 2023 gehört es zur ordnungsmäßigen Verwaltung, einen zertifizierten Verwalter zu bestellen (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG, anwendbar ab diesem Datum nach § 48 Abs. 4 Satz 1 WEG). Weil jeder Wohnungseigentümer eine ordnungsmäßige Verwaltung verlangen kann (§ 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG), hat damit jeder Einzelne einen Anspruch darauf. Für Verwaltungen, die schon am 1. Dezember 2020 im Amt waren, galt eine Schonfrist: Sie galten gegenüber ihrer Gemeinschaft bis zum 1. Juni 2024 als zertifiziert, ohne eine Prüfung abgelegt zu haben (§ 48 Abs. 4 Satz 2 WEG). Diese Fiktion ist ausgelaufen. Im Jahr 2026 gibt es also keinen Bestandsschutz mehr — wer sich zertifizierter Verwalter nennt, muss die Prüfung bestanden haben oder nach § 7 ZertVerwV gleichgestellt sein. Eine Ausnahme bleibt: Bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte, wurde ein Wohnungseigentümer selbst zum Verwalter bestellt und verlangt weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter, ist die Zertifizierung nicht erforderlich. Alle drei Voraussetzungen müssen gleichzeitig vorliegen.

Was passiert, wenn wir trotzdem eine nicht zertifizierte Verwaltung bestellen?

Der Beschluss ist nicht automatisch unwirksam, aber er ist angreifbar. Die Bestellung eines nicht zertifizierten Verwalters entspricht nicht der ordnungsmäßigen Verwaltung; jeder Wohnungseigentümer kann den Beschluss deshalb mit der Anfechtungsklage angreifen (§ 44 Abs. 1 WEG). Dafür bleibt wenig Zeit: Die Klage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§ 45 WEG). Ficht niemand an, wird der Beschluss bestandskräftig — die Verwaltung ist dann wirksam im Amt, auch ohne Zertifikat. Praktisch heißt das: Prüfen Sie die Qualifikation vor der Versammlung. Wer erst hinterher merkt, dass das Zertifikat fehlt, hat vier Wochen, um zu reagieren, und danach eine Verwaltung, die er nur noch über eine erneute Abberufung wieder los wird.

Welche Nachweise darf ich vor der Bestellung verlangen?

Vier Dokumente sollten Sie in der Hand halten, bevor abgestimmt wird. Erstens die Gewerbeerlaubnis als Wohnimmobilienverwalter: Wer gewerbsmäßig Gemeinschaftseigentum von Wohnungseigentümern oder für Dritte Mietverhältnisse über Wohnräume verwaltet, braucht sie nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO. Zweitens die Versicherungsbestätigung der Berufshaftpflicht — ohne sie wird die Erlaubnis gar nicht erst erteilt (§ 34c Abs. 2 Nr. 3 GewO); die Mindestsumme beträgt 500.000 Euro je Versicherungsfall und 1.000.000 Euro für alle Versicherungsfälle eines Jahres (§ 15 Abs. 2 MaBV). Drittens das Zertifikat nach § 26a WEG oder den Nachweis einer gleichgestellten Qualifikation. Bei Gesellschaften genügt nicht ein einzelnes Zertifikat: Alle unmittelbar mit der Wohnungseigentumsverwaltung betrauten Beschäftigten müssen die Prüfung bestanden haben oder gleichgestellt sein (§ 8 ZertVerwV). Viertens die Weiterbildungsnachweise: 20 Stunden in drei Kalenderjahren sind Pflicht, für Gewerbetreibende ebenso wie für unmittelbar mitwirkende Beschäftigte (§ 34c Abs. 2a GewO, § 15b MaBV). Die Unterlagen dazu sind drei Jahre aufzubewahren, sie existieren also und lassen sich zeigen.

Welche Vertragsklauseln sollten wir streichen?

Drei Konstruktionen kosten Gemeinschaften regelmäßig Geld oder Bewegungsfreiheit. Sondervergütungen für Selbstverständliches: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht schuldet die Verwaltung nach § 28 WEG ohnehin, die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 8 WEG. Wer dafür eine Extraposition aufmacht, verschiebt nur Kosten aus dem vergleichbaren Grundhonorar in eine Liste, die niemand vergleicht. Automatische Verlängerung: Die Amtszeit endet mit Zeitablauf; eine Wiederbestellung braucht immer einen erneuten Beschluss (§ 26 Abs. 2 Satz 2 WEG). Eine Verlängerungsklausel im Vertrag kann die Bestellung nicht verlängern — sie kann Ihnen aber eine Vergütungspflicht ohne Amt einhandeln. Laufzeit, die von der Bestellung abweicht: Der Vertrag sollte ausdrücklich mit dem Ende der Bestellung enden. Läuft er länger, greift immerhin die gesetzliche Bremse: Nach einer Abberufung endet der Vertrag spätestens nach sechs Monaten, und davon kann nicht abgewichen werden (§ 26 Abs. 3 und 5 WEG). Klauseln mit längeren Bindungen sind wirkungslos, führen aber zu Auseinandersetzungen, die Sie sich sparen können.

Was kostet eine Hausverwaltung — und wie vergleiche ich Angebote fair?

Abgerechnet wird in der WEG-Verwaltung fast immer als Pauschale je Einheit und Monat, zuzüglich Umsatzsteuer. Konkrete Beträge lassen sich seriös nicht pauschal nennen: Sie hängen stark ab von der Zahl der Einheiten, dem Baualter und Zustand der Anlage, der technischen Ausstattung (Aufzug, Tiefgarage, Heizzentrale), der Region und vom vereinbarten Leistungsumfang. Kleine Anlagen zahlen je Einheit fast immer deutlich mehr als große, weil der Grundaufwand — Versammlung, Abrechnung, Buchhaltung — sich auf wenige Einheiten verteilt. Für den Vergleich sind drei Handgriffe entscheidend: Erstens alle Angebote auf dieselbe Bezugsgröße umrechnen (Einheit, Monat, netto) und klären, ob Stellplätze und Gewerbeeinheiten mitzählen. Zweitens die Sondervergütungen vollständig auflisten lassen und dem Grundhonorar zuschlagen — ein günstiges Grundhonorar mit langer Zusatzpreisliste ist häufig das teurere Angebot. Drittens das Honorar für Baumaßnahmen prüfen: Ein Prozentsatz auf die Auftragssumme ohne Deckelung kann bei einer Sanierung mehr kosten als die Verwaltung mehrerer Jahre. Vereinbaren Sie eine absolute Obergrenze und einen Schwellenwert.

Wie läuft der Wechsel ab, ohne dass etwas verloren geht?

In vier Schritten. Erstens Beschlüsse: Abberufung und Neubestellung gehören auf dieselbe Versammlung, mit lückenlos anschließenden Terminen — der Verwalter kann jederzeit ohne Grund abberufen werden (§ 26 Abs. 3 WEG), aber ohne Verwalter wird die Gemeinschaft von allen Eigentümern gemeinsam vertreten (§ 9b Abs. 1 WEG), und das legt den Betrieb lahm. Zweitens Unterlagen: Sie gehören der Gemeinschaft, nicht der Verwaltung; herauszugeben ist alles, was aus der Geschäftsbesorgung erlangt wurde (§ 667 in Verbindung mit § 675 BGB). Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Honorare steht der alten Verwaltung nach überwiegender Auffassung nicht zu — die Unterlagen sind kein Druckmittel. Arbeiten Sie mit einer vorab abgestimmten Liste und einem unterschriebenen Übergabeprotokoll. Drittens Konten: Hausgeld- und Rücklagenkonten lauten auf die Gemeinschaft, die eigenes Vermögen hat (§ 9a WEG); zu übertragen ist deshalb nur die Vollmacht. Löschen Sie die alte, erteilen Sie die neue und protokollieren Sie die Stände zum Stichtag — abgeglichen mit dem letzten Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG. Viertens Jahresabrechnung: Bei einem Wechsel zum 31. Dezember erstellt sie nach dem Urteil des Bundesgerichtshofs vom 26. September 2025 (V ZR 206/24) die neue Verwaltung, weil die Pflicht der Gemeinschaft erst am 1. Januar entsteht. Regeln Sie das im neuen Vertrag ausdrücklich, damit der Aufwand nicht später als Sonderhonorar auftaucht.