Laufendes Mietverhältnis betreuen

Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung beim Mieter sein?

Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums — bei einem Abrechnungsjahr, das am 31. Dezember endet, also bis zum 31. Dezember des Folgejahres (§ 556 Abs. 3 BGB). Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum auf Ihrem Brief; planen Sie deshalb Puffer für Post und Zustellung ein. Versäumen Sie die Frist, ist Ihre Nachforderung ausgeschlossen — es sei denn, Sie haben die Verzögerung nicht zu vertreten, was etwa bei einer verspäteten Gebührenfestsetzung der Gemeinde in Betracht kommt. Abrechnen müssen Sie trotzdem, und ein Guthaben müssen Sie in jedem Fall auszahlen. Umgekehrt hat der Mieter zwölf Monate ab Zugang Zeit, Einwendungen zu erheben; danach ist er damit ausgeschlossen.

Welche Kosten dürfen Sie umlegen — und welche nicht?

Umlegen dürfen Sie nur Kosten, die Ihnen durch das Eigentum oder den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen und die im Katalog der Betriebskostenverordnung stehen (§ 1, § 2 BetrKV) — Grundsteuer, Wasser, Entwässerung, Heizung, Aufzug, Straßenreinigung und Müll, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Versicherungen, Hauswart und weitere. Ausdrücklich nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV): Kosten der Verwaltungsarbeit, der Aufsicht, der Geschäftsführung und alles, was der Beseitigung von Mängeln durch Abnutzung, Alterung und Witterung dient. Bei Vollwartungsverträgen für Aufzug oder Heizung müssen Sie den Reparaturanteil herausrechnen. „Sonstige Betriebskosten" nach Nummer 17 dürfen Sie nur abrechnen, wenn die Position im Mietvertrag konkret benannt ist. Und die Miete für Rauchwarnmelder gehört nicht in die Abrechnung — nur deren Wartung.

Wie teilen Sie Heiz- und CO2-Kosten richtig auf?

Von den Heiz- und Warmwasserkosten sind mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch zu verteilen, der Rest nach Fläche (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Rechnen Sie nicht verbrauchsabhängig ab, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen; fehlt eine vorgeschriebene fernablesbare Ausstattung oder bleibt die monatliche Verbrauchsinformation aus, sind es jeweils 3 Prozent (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV, § 6a HeizkostenV). Die CO2-Kosten aus Brennstoffrechnung oder Wärmelieferung teilen Sie nach einem zehnstufigen Modell auf: Je schlechter das Gebäude dasteht, desto größer Ihr Anteil. Unter 12 Kilogramm CO2 je Quadratmeter und Jahr trägt der Mieter alles, ab 52 Kilogramm tragen Sie 95 Prozent (§ 5 CO2KostAufG mit Anlage). Weisen Sie die Aufteilung nicht aus, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen.

Welche Verkehrssicherungspflichten treffen Sie als Vermieter?

Sie müssen dafür sorgen, dass von Ihrem Grundstück keine vermeidbare Gefahr für andere ausgeht — sonst haften Sie auf Schadensersatz (§ 823 BGB). In der Praxis heißt das vor allem: Wege und Zugänge im Winter räumen und streuen, Beleuchtung, Geländer, Stufen und Gehwegplatten instand halten, Bäume regelmäßig sichtkontrollieren und Rauchwarnmelder betriebsbereit halten. Den Winterdienst dürfen Sie auf die Mieter übertragen, aber nur durch eine eindeutige Vereinbarung im Mietvertrag oder in einer wirksam einbezogenen Hausordnung — und Ihre Kontrollpflicht bleibt: Sie müssen stichprobenartig prüfen, ob tatsächlich geräumt wird. Bei Bäumen genügt nach der Rechtsprechung in der Regel eine äußere Sichtprüfung zweimal im Jahr, einmal belaubt und einmal unbelaubt. Entscheidend ist die Dokumentation: Was Sie nicht schriftlich festgehalten haben, können Sie im Schadensfall nicht beweisen.

Wann dürfen Sie die Miete erhöhen?

Für die Anpassung an die ortsübliche Vergleichsmiete gilt: Das Erhöhungsverlangen ist frühestens ein Jahr nach der letzten Erhöhung zulässig, und die Miete muss beim Wirksamwerden seit 15 Monaten unverändert sein (§ 558 Abs. 1 BGB). Innerhalb von drei Jahren dürfen Sie die Miete um höchstens 20 Prozent anheben, in Gebieten mit angespanntem Wohnungsmarkt nur um 15 Prozent — welche Gemeinden das sind, legt eine befristete Landesverordnung fest, die Sie vor jedem Verlangen neu prüfen sollten. Begründen müssen Sie mit Mietspiegel, Mietdatenbank, Sachverständigengutachten oder drei Vergleichswohnungen (§ 558a BGB). Der Mieter hat dann bis zum Ablauf des zweiten Kalendermonats nach Zugang Zeit zuzustimmen. Nach einer Modernisierung läuft es anders: Dort erhöhen Sie einseitig um 8 Prozent der Kosten pro Jahr, begrenzt auf 3 Euro je Quadratmeter in sechs Jahren, bei Mieten unter 7 Euro je Quadratmeter auf 2 Euro (§ 559 BGB).

Was tun, wenn der Mieter nicht zahlt?

Reagieren Sie sofort und schriftlich, statt zu warten — jeder Monat Rückstand macht die Sache schwerer. Fristlos kündigen dürfen Sie, wenn der Mieter für zwei aufeinander folgende Termine mit der Miete oder einem nicht unerheblichen Teil in Verzug ist, oder wenn er über mehr als zwei Termine hinweg zwei Monatsmieten schuldet (§ 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB). Zahlt der Mieter vorher, ist die Kündigung ausgeschlossen; zahlt er innerhalb von zwei Monaten nach Rechtshängigkeit der Räumungsklage, wird sie nachträglich unwirksam (§ 569 Abs. 3 Nr. 2 BGB) — allerdings nicht noch einmal, wenn das in den letzten zwei Jahren schon einmal passiert ist. Wichtig für die Praxis: Sprechen Sie die fristlose und hilfsweise die ordentliche Kündigung zusammen aus. Der BGH hält daran fest, dass die Schonfristzahlung nur die fristlose Kündigung heilt und auf die ordentliche nicht entsprechend anwendbar ist (BGH, Urteil vom 23.07.2025 – VIII ZR 287/23).