Bankunterlagen fürs Immobilien-Portfolio

Ab wann reicht die persönliche Selbstauskunft nicht mehr aus?

Spätestens, wenn Ihre Kredite bei einem Institut zusammen 1.500.000 Euro oder 10 Prozent des Kernkapitals dieses Instituts überschreiten. Dann darf die Bank den Kredit nur gewähren, wenn sie sich Ihre wirtschaftlichen Verhältnisse offenlegen lässt — insbesondere durch Vorlage der Jahresabschlüsse (§ 18 KWG). Maßgeblich ist die Summe aller Engagements bei diesem Haus, nicht das einzelne Darlehen; zwei Finanzierungen über je 800.000 Euro reißen die Schwelle also gemeinsam. Die im Gesetz vorgesehene Erleichterung von der laufenden Offenlegung hilft Kapitalanlegern nicht: Sie setzt selbst genutztes Wohneigentum voraus, dazu einen Kredit von höchstens vier Fünfteln des Beleihungswerts und störungsfreie Zins- und Tilgungsleistungen. Bei einem vermieteten Bestand ist die erste Bedingung nie erfüllt. Praktisch heißt das: Die Offenlegung wird zum jährlichen Vorgang, und sie betrifft nicht nur Sie als Person, sondern jedes Objekt. Genau hier trennen sich die beiden Aufgaben — die Vermögensaufstellung für die Bank beschreibt Sie vor dem ersten Kauf, diese Seite beschreibt Ihren Bestand Jahr für Jahr.

Was gehört in die Objektakte je Immobilie?

Alles, was ein fremder Kreditsachbearbeiter braucht, um das Objekt ohne Rückfrage zu verstehen — und zwar in einer Akte je Immobilie, nicht in Sammelordnern nach Dokumentart. Der Kern: Kaufvertrag mit Nachträgen und Nebenkostenbelegen, aktueller Grundbuchauszug (Einsicht nach § 12 GBO), alle Darlehensverträge mit Zinsbindungsende und Tilgungsplan samt Restschuldbescheinigung, Grundschuldurkunde und Sicherungszweckerklärung, sämtliche Mietverträge (Schriftform bei mehr als einem Jahr, § 550 BGB), eine Mieterliste mit Sollmieten und Kautionen, die letzten Nebenkostenabrechnungen (Abrechnungsfrist zwölf Monate, § 556 Abs. 3 BGB), Versicherungspolicen mit Deckungssummen, Wartungsverträge, Erhaltungs- und Modernisierungsnachweise sowie der Energieausweis (Gültigkeit zehn Jahre, § 79 Abs. 3 GEG). Der aufwendigste, aber wertvollste Teil sind die Erhaltungsnachweise: Erkennbarer Instandhaltungsrückstau sowie Baumängel und Bauschäden sind als gesonderter Abschlag vom Beleihungswert zu berücksichtigen (§ 4 Abs. 3 BelWertV). Eine belegte Sanierungshistorie ist deshalb bares Geld — nicht Ordnungsliebe.

Wie sieht die Gesamtübersicht aus, die jede Bank sehen will?

Eine einzige Tabelle mit einer Zeile je Objekt, alle Zahlen auf denselben Stichtag bezogen. Die Spalten, die praktisch jedes Institut abfragt: Kaufdatum und Kaufpreis, aktueller Verkehrswert mit Quellenangabe, Restschuld je Darlehen, Sollmiete, Ist-Miete, Leerstand in Quadratmetern und Prozent sowie das Zinsbindungsende. Darunter zwei Summenzeilen: Kapitaldienst über alle Objekte und Nettokaltmieten über alle Objekte. Der eigentliche Vorteil liegt nicht in der Vollständigkeit, sondern in der Reihenfolge des Gesprächs: Wer diese Tabelle mitbringt, diskutiert über Konditionen und Struktur — wer sie nicht hat, diskutiert wochenlang über fehlende Angaben, und das Objekt ist inzwischen weg. Wichtig ist außerdem die Ehrlichkeit bei Ist-Miete und Leerstand. Die Bank sieht beides ohnehin auf den Kontoauszügen, und ein erkennbares akutes Mietausfallwagnis muss sie als gesonderten Wertabschlag ansetzen (§ 11 Abs. 2 BelWertV). Ein erklärter Leerstand mit Wiedervermietungsdatum kostet weniger als ein entdeckter.

Warum bewertet die Bank Ihr Objekt niedriger als der Markt?

Weil sie nicht den heutigen Preis sucht, sondern den Wert, der über die gesamte Beleihungsdauer trägt. Der Beleihungswert ist definiert als der Wert, der erfahrungsgemäß unabhängig von vorübergehenden, etwa konjunkturell bedingten Wertschwankungen und unter Ausschaltung spekulativer Elemente bei einer Veräußerung voraussichtlich erzielt werden kann (§ 3 Abs. 1 BelWertV); er darf einen anerkannt ermittelten Marktwert nicht übersteigen (§ 16 Abs. 2 PfandBG). Drei Regeln erklären die Differenz zum Kaufpreis fast vollständig. Erstens ist bei vermieteten Objekten regelmäßig der Ertragswert maßgeblich, und er darf nicht überschritten werden (§ 4 Abs. 1 BelWertV) — der Preis, den ein Selbstnutzer zahlen würde, zählt also nicht. Zweitens sind für Verwaltung, Instandhaltung und Mietausfallwagnis zusammen mindestens 15 Prozent des Rohertrags abzuziehen, und die tatsächlichen Kosten dürfen dabei nicht unterschritten werden (§ 11 Abs. 2 BelWertV). Drittens liegt der Mindestkapitalisierungszinssatz bei wohnwirtschaftlicher Nutzung zwischen 3,5 und 5,5 Prozent, bei gewerblicher zwischen 4,5 und 6,5 Prozent (§ 12 Abs. 4 BelWertV) — je höher der Satz, desto kleiner der Vervielfältiger. Wer diese drei Größen in die eigene Kalkulation übernimmt, weiß vor dem Gespräch, wie viel Eigenkapital wirklich nötig ist.

Welche steuerlichen Unterlagen brauchen Sie, und wie lange müssen Sie sie aufbewahren?

Für die Bank sind es vier Dinge: Einkommensteuerbescheide der letzten beiden Jahre, die Anlage V je Objekt aus der Steuererklärung (§ 21 EStG), eine Einnahmen-Überschuss-Übersicht je Objekt für das laufende, noch nicht veranlagte Jahr und der fortgeschriebene AfA-Verlauf. Bei den Abschreibungssätzen lohnt der Blick ins Gesetz: 3 Prozent für Wohngebäude mit Fertigstellung nach dem 31.12.2022, 2 Prozent für Fertigstellung davor und nach dem 31.12.1924, 2,5 Prozent für Fertigstellung vor dem 1.1.1925 (§ 7 Abs. 4 EStG); für Wohngebäude mit Baubeginn nach dem 30.09.2023 und vor dem 1.10.2029 ist wahlweise eine degressive Abschreibung von 5 Prozent vom Restwert möglich (§ 7 Abs. 5a EStG). Die Fristen sind gestaffelt: zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für alle sonstigen Unterlagen einschließlich der Geschäftsbriefe (§ 147 Abs. 3 AO) — gerechnet ab dem Schluss des jeweiligen Kalenderjahres. Übersteigt die Summe Ihrer positiven Überschusseinkünfte 500.000 Euro im Kalenderjahr, kommt eine eigene sechsjährige Aufbewahrungspflicht für Einnahmen- und Werbungskostenunterlagen hinzu (§ 147a Abs. 1 AO); ab dem 1. Januar 2027 steigt diese Grenze auf 750.000 Euro. Für die digitale Ablage gilt: Änderungen dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht verschwinden lassen (§ 146 Abs. 4 AO), und ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit zurechtfinden (§ 145 Abs. 1 AO) — dafür verlangen die GoBD eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege ankommen, benannt, abgelegt und gesichert werden.

Warum sollten Sie den Bestand auf mehrere Banken verteilen?

Weil sonst ein einziges Institut alle Ihre Objekte in einem Sicherheitenverbund hält — und damit auch über jeden künftigen Schritt mitentscheidet. Die Grundschuld selbst sagt nur, dass eine bestimmte Geldsumme aus dem Grundstück zu zahlen ist (§ 1191 BGB); wofür sie tatsächlich haftet, regelt allein die Sicherungszweckerklärung. Ist sie weit gefasst, haftet die Grundschuld auf dem längst getilgten Objekt A auch für den neuen Kredit auf Objekt C. Ein Verkauf von A braucht dann eine Freigabe, die Sie verhandeln müssen, statt sie zu bekommen. Die Gegenmaßnahme ist unspektakulär und wirksam: pro Bank eine in sich abgeschlossene Sicherheitengruppe, Zweckerklärungen möglichst eng auf das jeweilige Darlehen bezogen, und mindestens ein Objekt ohne Verbund. Der Preis dafür sind mehrere Offenlegungen im Jahr — was genau der Grund ist, warum sich die einmal aufgebaute Objektakte auszahlt. Rechnen Sie außerdem damit, dass bei einer deutlichen Erhöhung des Nettodarlehensbetrags die Kreditwürdigkeit auf aktualisierter Grundlage neu geprüft werden muss (§ 18a Abs. 2 KWG). Und nehmen Sie die sechs Klassiker der Nachforderung vorweg: aktuelle Restschuldbescheinigungen, vollständige Steuerbescheide mit allen Anlagen, unterschriebene Mietvertragsnachträge, Nachweis der Gebäudeversicherung, letzte WEG-Jahresabrechnung, Beleg der Mieteingänge.