Portfolio-Überblick in Excel

Was bekomme ich hier — und was nicht?

Sie bekommen den Bauplan, keine Datei. Es gibt auf dieser Seite nichts herunterzuladen: keine Vorlage, kein Muster-Workbook, keine ZIP-Datei. Stattdessen steht hier jede Spalte, die die Tabelle braucht, und für jede Rechenspalte die fertige Formel, die Sie eintippen. Das ist Absicht. Fremde Portfoliovorlagen scheitern regelmäßig an derselben Stelle: Sie sind entweder so allgemein, dass sie nichts rechnen, oder so speziell, dass sie zu Ihrem Bestand nicht passen — und weil niemand versteht, was in den 40 versteckten Hilfsspalten passiert, wird die Datei nach drei Monaten nicht mehr gepflegt. Eine Tabelle, die Sie selbst gebaut haben, verstehen Sie auch in zwei Jahren noch. Rechnen Sie mit zwei bis drei Stunden für das Gerüst und mit einem halben Tag, bis die Bestandsdaten drin sind. Der Aufbau: fünf Blätter — Stammdaten (eine Zeile je Objekt), Finanzierung (eine Zeile je Darlehen), Mieten (eine Zeile je Einheit), Cashflow (eine Zeile je Objekt und Jahr) und eine Übersicht, die nur rechnet und in die nichts eingetippt wird.

Warum ist eine Tabelle mit Historie mehr wert als eine mit dem aktuellen Stand?

Weil der aktuelle Stand keine einzige der Fragen beantwortet, die über Geld entscheiden. Eine Momentaufnahme sagt Ihnen, dass die Instandhaltung dieses Jahr 6.400 Euro betragen hat. Sie sagt Ihnen nicht, ob das ein Ausreißer war oder das dritte Jahr in Folge mit steigender Tendenz — und genau das ist der Unterschied zwischen „Pech gehabt“ und „das Haus braucht ein Dach“. Dasselbe bei der Miete: Erst die Reihe über fünf Jahre zeigt, ob Ihre Miete je Quadratmeter gegenüber dem Markt zurückgefallen ist. Und bei der Restschuld sehen Sie erst im Vergleich zweier Stichtage, wie schnell die Tilgung tatsächlich wirkt.

Dazu kommt ein zweiter, unbequemerer Grund: Wer überschreibt, betrügt sich selbst. Ein Wert, der weg ist, kann nicht mehr widersprechen. Die eigene Erinnerung glättet zuverlässig zugunsten der eigenen Entscheidung — die Zahlenreihe tut das nicht. Und drittens ist Historie das, wonach jede Bank als Erstes fragt: Drei Jahre Ist-Zahlen schlagen jede Prognose, weil eine Prognose eine Meinung ist und eine Zeitreihe ein Nachweis. Der Preis dafür ist lächerlich gering: eine Spalte „Jahr“ auf dem Cashflow-Blatt und eine Stichtagsspalte neben der Restschuld. Die Regel dazu passt in einen Satz — überschreiben Sie nie eine Zelle mit einem neueren Wert, hängen Sie eine Zeile an.

Welche Rechenspalten muss die Tabelle unbedingt haben?

Sechs, alles andere ist Komfort. Beleihungsauslauf: Restschuld geteilt durch Verkehrswert, je Objekt über alle Darlehen — =WENNFEHLER(SUMMEWENN(Finanzierung!$A:$A;$A2;Finanzierung!$J:$J)/P2;""). Er entscheidet über Ihre Konditionen bei der nächsten Finanzierung. Monate bis Zinsbindungsende: =WENN(H2="";"";(JAHR(H2)-JAHR(HEUTE()))*12+MONAT(H2)-MONAT(HEUTE())), dazu das Kennzeichen =WENN(H2="";"";WENN(H2<EDATUM(HEUTE();24);"Anschluss klären";"ok")). Miete je Quadratmeter: =WENNFEHLER(H2/C2;"") auf dem Mietenblatt, die einzige vergleichbare Mietkennzahl. Sperrfrist-Kennzeichen: =WENN(UND(K2<>"";L2="keine";HEUTE()>=EDATUM(K2;12));"anpassbar";"gesperrt") — es prüft, ob ein Anpassungsdatum vorliegt, keine Staffel- oder Indexmiete vereinbart ist und die Jahresfrist des § 558 Abs. 1 BGB abgelaufen ist. Cashflow vor Steuern: =C2-M2-N2, also Kaltmiete minus nicht umlagefähige Kosten minus Kapitaldienst. Und Cashflow nach Steuern: erst das steuerliche Ergebnis =C2+D2-E2-M2-P2-Q2 mit Zinsaufwand und AfA, dann die Steuer =R2*S2 und schließlich =O2-T2. Der Weg über zwei Zwischenspalten ist keine Umständlichkeit: Nur so sehen Sie, welcher Teil Ihres Ergebnisses aus dem Betrieb kommt und welcher aus einer Abschreibung, die kein Geld kostet.

Wie verbinde ich die fünf Blätter, ohne dass die Tabelle bricht?

Über eine einzige Schlüsselspalte und drei Funktionen. Der Schlüssel ist die Objekt-Kennung in Spalte A jedes Blattes — kurz, stabil, ohne Leerzeichen, zum Beispiel KA-01. Nie die Adresse: Schreibweisen driften, und eine Abweichung um ein Zeichen lässt jeden Verweis stillschweigend leerlaufen. Für Einzelwerte nehmen Sie SVERWEIS mit dem Argument FALSCH für exakte Treffer, zum Beispiel =WENNFEHLER(SVERWEIS($A2;Stammdaten!$A:$P;16;FALSCH);""); die 16 ist die Nummer der Spalte innerhalb des Bereichs A bis P, hier also P. In Excel 365 ist XVERWEIS die bessere Wahl, weil er mit Spaltenbezügen statt mit Nummern arbeitet und deshalb nicht bricht, wenn Sie später eine Spalte einfügen. Für alles, was mehrfach vorkommt — mehrere Darlehen je Objekt, mehrere Einheiten je Haus — nehmen Sie SUMMEWENN und SUMMEWENNS. Und gezählt wird mit ZÄHLENWENNS.

Drei Dinge brechen solche Verbindungen zuverlässig. Erstens verbundene Zellen: Sie machen Sortieren, Filtern und Spaltenbezüge unbrauchbar. Zweitens Freitext in Spalten, nach denen gefiltert wird — richten Sie für Status und Vertragsart eine Auswahlliste ein, sonst steht irgendwann „Leerstand“ neben „leer“ und die Quote stimmt nicht mehr. Drittens Zahlen, die keine sind: 120 m² in einer Zelle ist Text, die Einheit gehört in die Überschrift. Wenn Sie die Datenbereiche zusätzlich als Tabelle formatieren (Strg+T), wachsen Formeln und Formate beim Anhängen einer Zeile automatisch mit — das ist die wirksamste Einzelmaßnahme gegen halbgepflegte Tabellen. Die Formeln funktionieren in Excel, in LibreOffice Calc und in Google Tabellen mit deutscher Spracheinstellung gleichermaßen; das Trennzeichen zwischen den Argumenten ist überall das Semikolon.

Was darf aus Datenschutzgründen nicht in die Datei?

Alles, was einen Mieter identifizierbar macht und für den Zweck der Tabelle nicht gebraucht wird. Personenbezogene Daten müssen dem Zweck angemessen, erheblich und auf das notwendige Maß beschränkt sein — das ist der Grundsatz der Datenminimierung in Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO. Für einen Portfolio-Überblick brauchen Sie Miethöhe, Mietbeginn, Fläche und Vertragsart. Sie brauchen keinen Namen, kein Geburtsdatum, keine Bankverbindung, keine Gehaltsangabe und keine Notiz über das Zahlungsverhalten. Führen Sie stattdessen ein Kürzel wie M-014; der Klarname steht in der Mietakte, wo er hingehört.

Der Grund ist nicht theoretisch: Diese Datei wandert. Sie geht als Anhang an die Bank, an den Steuerberater, an einen Verwalter, vielleicht an einen Kaufinteressenten. Zwei Handgriffe machen den Unterschied. Erstens: Für die Weitergabe speichern Sie eine Kopie und löschen darin die Spalten mit Personenbezug — ausblenden reicht nicht, ausgeblendete Spalten sind einen Rechtsklick entfernt. Zweitens: Prüfen Sie in dieser Kopie die Dokumenteigenschaften und Kommentare (Excel: Datei → Informationen → Auf Probleme überprüfen → Dokument prüfen), dort steht mehr, als Sie erwarten. Wenn Sie die Datei schützen wollen, vergeben Sie ein Kennwort zum Öffnen und verlassen Sie sich nicht auf den Blattschutz — der verhindert versehentliches Ändern und sonst nichts. Und löschen Sie Daten ausgezogener Mieter, sobald der Zweck entfallen ist; die Grenze nach unten setzen die steuerlichen Aufbewahrungspflichten.

Wann reicht die Tabelle nicht mehr?

Etwa dort, wo Sie anfangen, Hilfsblätter für Hilfsblätter zu bauen. Konkrete Anzeichen: Sie pflegen dieselbe Zahl an mehr als einer Stelle. Sie warten länger als eine Minute auf die Neuberechnung. Mehrere Personen ändern die Datei, und Sie haben drei Versionen mit demselben Namen. Sie brauchen eine Belegablage, die an der Zeile hängt. Oder Sie wollen Zahlungseingänge automatisch abgleichen, statt sie abzutippen. Ab diesem Punkt kostet die Tabelle mehr Zeit, als sie spart — dann übernimmt die automatische Auswertung das Portfolio-Dashboard, und für die Unterlagen, die eine Bank ab dem zweiten Objekt sehen will, gibt es den Service Bankunterlagen fürs Immobilien-Portfolio.

Bis dahin gilt aber das Gegenteil des üblichen Rats: Fangen Sie nicht mit einer Software an. Wer sein Portfolio einmal selbst in Spalten zerlegt hat, weiß hinterher, welche Zahl woher kommt und welche Rechnung dahintersteht — und erkennt deshalb, wenn ein Werkzeug später etwas Falsches anzeigt. Die drei Stunden für den Tabellenbau sind kein Umweg, sie sind die Einarbeitung.