Belegeinsicht bei der Nebenkostenabrechnung: Ihr Recht auf die Originalbelege

Haben Mieter ein Recht auf Belegeinsicht bei der Nebenkostenabrechnung?

Ja: Der Vermieter muss dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren, die der Nebenkostenabrechnung zugrunde liegen — ausdrücklich geregelt in § 556 Abs. 4 BGB, ergänzend aus der allgemeinen Rechenschaftspflicht in § 259 BGB (Stand: 03.08.2026). Ein besonderer Anlass oder Verdacht auf Fehler ist dafür nicht nötig — das Recht besteht unabhängig davon, ob Sie die Abrechnung für plausibel halten.

Die ausdrückliche Regelung in § 556 Abs. 4 BGB gilt erst seit dem 1. Januar 2025: Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) vom 23.10.2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323) hat sie neu eingefügt und dabei zugleich klargestellt, dass der Vermieter die Belege elektronisch bereitstellen darf. Zuvor stützte sich der Anspruch allein auf § 259 BGB.

Wichtig: Eine Klausel im Mietvertrag, die die Belegeinsicht ausschließt oder einschränkt, ist als vorformulierte Klausel in aller Regel unwirksam, weil sie vom gesetzlichen Leitbild des § 556 Abs. 4 BGB abweicht und den Mieter unangemessen benachteiligt (§ 307 Abs. 1, Abs. 2 Nr. 1 BGB, Stand: 03.08.2026).

Welche Belege dürfen Sie einsehen — auch Zahlungsbelege und Nachbar-Verbrauchsdaten?

Ja, beides gehört zum Einsichtsrecht: Es umfasst nicht nur die Rechnungen der Dienstleister, sondern nach dem Bundesgerichtshof auch die zugrunde liegenden Zahlungsbelege — also den Nachweis, dass die Rechnungen tatsächlich beglichen wurden (BGH, Urteil vom 09.12.2020, VIII ZR 118/19).

Bei Häusern mit mehreren Mietparteien dürfen Sie zusätzlich Einsicht in die Einzelverbrauchsdaten der anderen Mieter desselben Objekts verlangen, um die Verteilung der Kosten nachzuvollziehen — etwa ob die Summe der Einzelwerte mit dem abgerechneten Gesamtverbrauch übereinstimmt. Ein besonderes Interesse müssen Sie dafür nicht darlegen (BGH, Urteil vom 07.02.2018, VIII ZR 189/17, Leitsatz a).

Zum Einsichtsrecht zählen außerdem der Mietvertrag selbst, soweit für die Abrechnung relevant, sowie Verträge mit Dienstleistern wie Hausmeister, Versicherung oder Wartungsfirmen. Wie Sie die eingesehenen Positionen anschließend gegen den gesetzlichen Katalog der umlagefähigen Kosten prüfen, erklärt der Ratgeber Umlagefähige Nebenkosten.

Wo und in welcher Form findet die Belegeinsicht statt?

Grundsätzlich findet die Einsicht in den Räumen des Vermieters oder der Hausverwaltung statt — das Gesetz gewährt ein Einsichtsrecht, keinen Anspruch auf Zusendung der Originalunterlagen. Sie vereinbaren dafür einen Termin und schauen sich die Belege vor Ort an.

Seit 01.01.2025 darf der Vermieter die Belege stattdessen auch elektronisch bereitstellen, etwa als Scan oder PDF-Zusammenstellung (§ 556 Abs. 4 BGB). Das ist sein gutes Recht, aber keine Pflicht: Bietet er die Einsicht in Präsenz an, müssen Sie diese grundsätzlich wahrnehmen. Bietet er umgekehrt von sich aus elektronische Unterlagen an, ist sein Angebot damit erfüllt.

Ob Sie die Belege bei der Einsicht fotografieren dürfen, regelt das Gesetz nicht. Da Fotografieren den Aufwand für beide Seiten reduziert, lohnt es sich, direkt beim Vereinbaren des Termins danach zu fragen und sich die Zusage nach Möglichkeit schriftlich bestätigen zu lassen.

Wie fordern Sie die Belegeinsicht richtig an?

Am sichersten fordern Sie die Belegeinsicht schriftlich an, auch wenn das Gesetz keine bestimmte Form vorschreibt — so können Sie im Streitfall belegen, dass und wann Sie das Verlangen gestellt haben. Nennen Sie darin den Abrechnungszeitraum, verweisen Sie auf § 556 Abs. 4 BGB und bitten Sie um einen konkreten Termin oder um elektronische Bereitstellung.

Eine knappe Formulierung genügt: „Hiermit verlange ich gemäß § 556 Abs. 4 BGB Einsicht in die der Nebenkostenabrechnung vom [Datum] für den Zeitraum [Zeitraum] zugrunde liegenden Belege, einschließlich der Zahlungsbelege. Bitte teilen Sie mir einen Termin mit oder stellen Sie mir die Unterlagen elektronisch zur Verfügung.“ Setzen Sie eine angemessene Frist von zwei bis drei Wochen für die Rückmeldung.

Verschicken Sie das Schreiben möglichst per E-Mail mit Lesebestätigung oder per Einwurf-Einschreiben, damit der Zugang beim Vermieter nachweisbar ist — dieselbe Empfehlung gilt auch für den späteren Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung, falls sich nach der Einsicht Fehler bestätigen.

Haben Sie Anspruch auf Kopien der Belege?

Im Regelfall nein: Bei preisfreiem Wohnraum — also der ganz überwiegenden Zahl der Mietverhältnisse — hat der Mieter grundsätzlich keinen Anspruch auf Überlassung von Fotokopien der Abrechnungsbelege; der Regelfall ist die Einsichtnahme vor Ort (BGH, Urteil vom 08.03.2006, VIII ZR 78/05, Leitsatz b).

Nur ausnahmsweise kann sich aus Treu und Glauben ein Kopienanspruch ergeben, etwa wenn Ihnen die Einsichtnahme in den Räumen des Vermieters aus wichtigem Grund nicht zumutbar ist. Das ist ein enger Ausnahmefall und keine generelle Alternative zur Einsicht vor Ort.

Weil der Vermieter seit 01.01.2025 die Belege ausdrücklich auch elektronisch bereitstellen darf, kann es sich in der Praxis anbieten, direkt danach zu fragen, statt einen Vor-Ort-Termin zu vereinbaren — ein eigener Anspruch darauf entsteht dadurch aber nicht.

Was dürfen Sie tun, wenn der Vermieter die Belegeinsicht verweigert?

Sie dürfen die sich aus der Abrechnung ergebende Nachzahlung zurückbehalten, solange und soweit der Vermieter Ihrem berechtigten Verlangen nach Belegvorlage nicht nachgekommen ist (BGH, Urteil vom 07.02.2018, VIII ZR 189/17, Leitsatz b; ergänzend § 273 BGB). Eine Klage des Vermieters auf die Nachzahlung ist in diesem Fall derzeit unbegründet.

Gehen Sie in drei Schritten vor: Erstens setzen Sie dem Vermieter schriftlich eine angemessene Nachfrist von zwei bis drei Wochen und verweisen auf § 556 Abs. 4 BGB. Zweitens weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass Sie die Nachzahlung bis zur Belegeinsicht zurückbehalten. Drittens wenden Sie sich bei anhaltender Verweigerung oder bei einer Hausverwaltung, die nicht reagiert, an Ihren örtlichen Mieterverein oder eine mietrechtlich spezialisierte Anwaltskanzlei — insbesondere, wenn der Vermieter parallel mit einer Mahnung oder Klage droht.

Das Zurückbehaltungsrecht betrifft ausdrücklich nur die Nachzahlung aus der strittigen Abrechnung, nicht die laufende Miete oder die monatlichen Nebenkostenvorauszahlungen.

Welche Fristen gelten rund um die Belegeinsicht?

Für die Belegeinsicht selbst nennt das Gesetz keine eigene Frist — entscheidend ist, dass Sie sie so rechtzeitig anfordern, dass Ihnen für etwaige Einwendungen noch Zeit innerhalb der zwölfmonatigen Einwendungsfrist bleibt (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB, Stand: 03.08.2026). Die folgende Tabelle ordnet die Belegeinsicht in den zeitlichen Ablauf der Nebenkostenabrechnung ein.

Alle Fristen der Nebenkostenabrechnung im Überblick finden Sie im Ratgeber Welche Fristen gelten bei der Nebenkostenabrechnung?

Wie prüfen Sie die eingesehenen Belege systematisch?

Am systematischsten gehen Sie die eingesehenen Belege Position für Position gegen die gesetzlichen Vorgaben durch — welche Kostenart überhaupt umlagefähig ist, ob der Verteilerschlüssel stimmt und ob Ihre Vorauszahlungen korrekt verrechnet wurden. Notieren Sie bei der Einsicht zu jeder auffälligen Position Betrag, Kostenart und Einwand. Typische Fehlerquellen fasst der Ratgeber Welche Fehler stecken oft in der Nebenkostenabrechnung? zusammen.

Die kostenlose Prüfliste Nebenkostenabrechnung prüfen lassen von binoro führt Sie in sechs Abschnitten mit 52 Kontrollpunkten durch genau diese Prüfung — von den vier formellen Mindestangaben bis zum Erheben der Einwendungen; die Belegeinsicht ist dort einer der Kontrollpunkte im Abschnitt „Einwendungen erheben“. Ihre Häkchen bleiben dabei im Browser gespeichert.

Bestätigen sich bei der Prüfung Fehler, ist der nächste Schritt der Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung mit einem kostenlosen Musterschreiben zum Kopieren.