Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Vermieter

Welche Angaben muss eine Nebenkostenabrechnung enthalten?

Eine formell wirksame Nebenkostenabrechnung braucht laut Bundesgerichtshof vier Mindestangaben: die Gesamtkosten je Kostenart, den Verteilerschlüssel, den Anteil des Mieters und die geleisteten Vorauszahlungen (BGH, Urteil vom 29.01.2020, Az. VIII ZR 244/18, Stand 03.08.2026). Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam — eine daraus folgende Nachforderung wird dann nicht fällig. Ergänzend gehören der Abrechnungszeitraum und das Ergebnis in jede saubere Nebenkostenabrechnung.

Welche Kosten dürfen Sie als Vermieter umlegen?

Umlagefähig sind ausschließlich die 17 Betriebskostenarten aus § 2 BetrKV (Stand 03.08.2026) — vorausgesetzt, die Umlage ist im Mietvertrag vereinbart (§ 556 Abs. 1 BGB, Stand 03.08.2026). Nicht umlagefähig sind dagegen Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten — die tragen Sie als Vermieter immer selbst, auch wenn im Mietvertrag pauschal „alle Nebenkosten" steht (§ 1 Abs. 2 BetrKV, Stand 03.08.2026). Eine vollständige Übersicht aller 17 Positionen mit Beispielen finden Sie unter umlagefähige Nebenkosten; was grundsätzlich zu den Nebenkosten zählt, erklärt was sind Nebenkosten.

Welcher Verteilerschlüssel gilt für welche Kostenart?

Ohne abweichende Vereinbarung im Mietvertrag gilt gesetzlich der Anteil der Wohnfläche als Verteilerschlüssel (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB, Stand 03.08.2026). Kosten, die auf einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung beruhen — etwa Wasser mit Wohnungszählern —, müssen Sie dagegen zwingend nach diesem Verbrauch verteilen (§ 556a Abs. 1 Satz 2 BGB, Stand 03.08.2026). Für die Heizung gilt eine eigene Regel: Mindestens 50, höchstens 70 Prozent der Kosten der zentralen Heizungsanlage sind nach dem erfassten Wärmeverbrauch zu verteilen, der Rest nach Fläche (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV, Stand 03.08.2026). Details zur Heizkostenabrechnung finden Sie unter Heizkostenabrechnung verstehen.

Wie erstellen Sie die Nebenkostenabrechnung Schritt für Schritt?

Sie erstellen die Nebenkostenabrechnung in sechs Schritten von den Belegen bis zum fristgerechten Versand:

1. Belege sammeln: Alle Rechnungen des Abrechnungszeitraums für das gesamte Gebäude zusammentragen — Grundsteuerbescheid, Wasserrechnung, Abrechnung des Heizkostenverteilerdienstes, Versicherungsbeiträge und weitere Nachweise.
2. Kosten sortieren: Jede Position einem der 17 Punkte aus § 2 BetrKV zuordnen und nicht umlagefähige Posten wie Verwaltung oder Instandhaltung aussortieren.
3. Verteilerschlüssel festlegen: Für jede Kostenart den Maßstab bestimmen — Wohnfläche als Regelfall, Verbrauch bei erfassten Zählern, Heizung nach der 50-bis-70-Prozent-Regel.
4. Mieteranteil berechnen: Gesamtkosten je Position mit dem jeweiligen Anteil des Mieters multiplizieren.
5. Vorauszahlungen abziehen: Die Summe der Mieteranteile den tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen gegenüberstellen und Nachzahlung oder Guthaben ausweisen.
6. Abrechnung zustellen: Alle Pflichtangaben in ein Dokument bringen und binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter zustellen, am besten nachweisbar.

Diese Schritte übernimmt das kostenlose binoro-Werkzeug Nebenkostenabrechnung erstellen automatisch: Sie geben Einheiten, Mietverhältnisse und Kosten ein, es prüft jede Position gegen die Betriebskostenverordnung und erstellt je Mieter ein druckfertiges Abrechnungsblatt.

Wie sieht eine fertige Nebenkostenabrechnung durchgerechnet aus?

Eine vollständig durchgerechnete Abrechnung zeigt für jede Kostenart Gesamtkosten, Verteilerschlüssel und Mieteranteil — hier am Beispiel eines Mehrfamilienhauses mit 500 m² Gesamtwohnfläche und fünf gleich großen Wohnungen, in dem die abgerechnete Wohnung 100 m² groß ist (Flächenanteil 20 %), für den Abrechnungszeitraum 1. Januar bis 31. Dezember 2025.

Bei der Heizung greift die Verteilung nach § 7 Abs. 1 HeizkostenV (Stand 03.08.2026): 40 % der 4.000 € (1.600 €) werden nach Wohnfläche verteilt, das sind 320 € für die 100-m²-Wohnung. Die restlichen 60 % (2.400 €) werden nach dem erfassten Verbrauch verteilt; bei einem Hausverbrauch von 20.000 kWh und einem Wohnungsverbrauch von 4.400 kWh entspricht das 22 % bzw. 528 €. Zusammen ergibt das 848 € für die Heizung. Von den 2.148 € Mieteranteil ziehen Sie die geleisteten Vorauszahlungen ab: Bei 190 € monatlich hat der Mieter im Jahr 2.280 € gezahlt. Das Ergebnis: 2.280 € minus 2.148 € ergibt ein Guthaben von 132 € zugunsten des Mieters.

Bis wann müssen Sie die Abrechnung zustellen?

Sie müssen die Nebenkostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter zugehen lassen — bei einem Kalenderjahr also bis zum 31. Dezember des Folgejahres (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB, Stand 03.08.2026). Versäumen Sie diese Frist, ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB, Stand 03.08.2026). Wann genau die Frist zu laufen beginnt und wie Sie eine Verspätung vermeiden, erklärt Nebenkostenabrechnung: Frist; was zu tun ist, wenn die Frist bereits verstrichen ist, zeigt Nebenkostenabrechnung zu spät.

Wie rechnen Sie bei Mieterwechsel und Leerstand ab?

Bei einem Mieterwechsel während des Abrechnungszeitraums teilen Sie jede Kostenposition zeitanteilig nach den Tagen der jeweiligen Mietzeit auf und erstellen für Vor- und Nachmieter je eine eigene Abrechnung über deren Nutzungszeitraum. Steht eine Wohnung zeitweise leer, verteilen Sie die Gesamtkosten weiterhin auf die gesamte Wohnfläche des Hauses einschließlich der leerstehenden Einheit — der auf den Leerstand entfallende Anteil bleibt dann bei Ihnen als Vermieter, weil er keinem Mieter berechnet werden kann.

Was passiert nach dem Versand der Abrechnung?

Nach dem Versand ergibt sich entweder eine Nachzahlung des Mieters oder ein Guthaben zu seinen Gunsten; enthält der Mietvertrag keine eigene Zahlungsfrist, vereinbaren Sie am besten eine konkrete Frist direkt in der Abrechnung. Nach der Abrechnung kann jede Vertragspartei die Vorauszahlungen durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB, Stand 03.08.2026) — ist die Nachzahlung hoch ausgefallen, erhöhen Sie die monatlichen Abschläge entsprechend. Der Mieter hat seinerseits zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung Zeit, um Einwendungen geltend zu machen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB, Stand 03.08.2026); wie ein solcher Widerspruch abläuft, erklärt Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung. Wo Mieter ihre Abrechnung dafür kostenlos prüfen lassen können, zeigt Nebenkostenabrechnung kostenlos prüfen lassen. Eine fertige Muster-Vorlage zum Nachbauen finden Sie unter Nebenkostenabrechnung: Vorlage.