binoro Sofort-Hilfe

Gegen das Papierchaos

Dokumente ordnen: Rechnungen ablegen, alte Mietverträge einscannen

Laden Sie Rechnungen, Bescheide und alte Mietverträge als Foto oder PDF hoch. Wir lesen Betrag, Datum und Mietpartei aus, warnen vor doppelten Rechnungen und lassen Sie jedes Feld bestätigen.

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Bildschirmansicht Dokumente und Altbestand in binoro

Alles liegt irgendwo, nur nicht dort, wo Sie es suchen

  • Rechnungen, Bescheide und Verträge liegen in Ordnern, Schuhkartons und im E-Mail-Postfach.
  • Haben Sie die Rechnung des Dachdeckers schon bezahlt, oder kam sie zweimal?
  • Der Mietvertrag der Mieterin in der 1. OG links ist 15 Jahre alt, handschriftlich ergänzt und nirgends erfasst.
  • Für die Nebenkostenabrechnung tippen Sie Beträge aus Rechnungen ab.

So läuft es ab – in 4 Schritten

  1. Dokument hochladen

    Sie fotografieren die Rechnung mit dem Handy oder laden ein PDF hoch und wählen das Haus, bei Bedarf auch die Wohnung.

    Schritt 1: Dokument hochladen

  2. Gelesene Angaben prüfen

    Auf dem Bildschirm erscheinen Art, Datum, Rechnungsnummer, Betrag und ein Vorschlag für die Kostenart. Gelesene Werte sind als Vorschlag markiert, Sie ändern, was nicht stimmt.

    Schritt 2: Gelesene Angaben prüfen

  3. Bestätigen oder Warnung beachten

    Erst wenn Sie bestätigen, gilt das Dokument als geprüft. Haben Sie dieselbe Rechnung schon abgelegt, zeigen wir eine Warnung.

    Schritt 3: Bestätigen oder Warnung beachten

  4. Alte Mietverträge einscannen

    Sie laden einen alten Mietvertrag oder ein Übergabeprotokoll hoch, auch handschriftlich. Wir zeigen Mietpartei, Beginn, Miete und Kaution Feld für Feld zur Bestätigung, das Original bleibt abgelegt.

    Schritt 4: Alte Mietverträge einscannen

Was Dokumente und Altbestand alles kann

  • Ablage je Haus und Wohnung

    Jedes Dokument gehört zu einem Haus und, wenn Sie wollen, zu einer Wohnung.

  • PDF und Foto hochladen

    PDF sowie Fotos als JPEG, PNG oder HEIC, direkt vom Handy.

  • Rechnungen auslesen

    Wir lesen Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit und Leistungszeitraum aus.

  • Kostenart als Vorschlag

    Heizöl, Hausmeister oder Reparatur: Wir schlagen die Kostenart vor, Sie legen sie fest.

  • Warnung vor doppelten Rechnungen

    Gleiche Rechnungsnummer beim selben Lieferanten im selben Haus löst eine Warnung aus.

  • Suche über alle Dokumente

    Sie suchen nach Firma, Stichwort oder Rechnungsnummer, Umlaute und ß spielen keine Rolle.

  • Nichts ohne Ihre Bestätigung

    Was Sie selbst eintragen, überschreiben wir nicht, und nichts gilt als geprüft, bevor Sie bestätigen.

  • Rechnung als Beleg für die Abrechnung

    Bestätigte Rechnungen übernehmen Sie in die Nebenkostenabrechnung, Belege einer fertigen Abrechnung lassen sich nicht löschen.

  • Alte Mietverträge einscannen

    Wir lesen Mietpartei, Wohnung, Beginn, Miete, Nebenkosten, Kaution und Kündigungsregeln aus.

  • Übergabeprotokolle einscannen

    Zählerstände, Schlüssel, Mängel und Datum aus alten Protokollen erscheinen zur Bestätigung.

  • Handschriftliches lesen

    Auch handschriftlich ausgefüllte Verträge lesen wir und markieren unsichere Stellen.

  • Original bleibt abgelegt

    Das hochgeladene Dokument bleibt unverändert beim Haus, auch wenn Sie Felder korrigieren.

Eine durchsuchbare Ablage mit bestätigten Angaben

Je Haus eine Ablage, in der jede Datei mit Art, Datum, Lieferant, Betrag und Kostenart steht, dazu das Original. Aus gescannten Mietverträgen entsteht eine Übersicht mit Mietpartei, Beginn, Miete und Kaution, jedes Feld von Ihnen bestätigt.

Beispielergebnis: Eine durchsuchbare Ablage mit bestätigten Angaben

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Häufige Fragen zu Dokumente und Altbestand

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Muss ich jedes ausgelesene Feld bestätigen?

Ja. Wir lesen Werte aus und schlagen sie vor, übernommen wird nichts, bevor Sie es bestätigt haben. Das Original bleibt unverändert abgelegt.

Wie erkennt ihr eine doppelte Rechnung?

Über Lieferant und Rechnungsnummer innerhalb desselben Hauses. Schreibweise und Rechtsform wie GmbH spielen keine Rolle, der Betrag auch nicht. Fehlt die Rechnungsnummer, können wir nicht warnen.

Lest ihr auch handschriftliche Mietverträge?

Ja, wir versuchen es. Schwer lesbare Stellen markieren wir als unsicher und Sie entscheiden Feld für Feld. Bei sehr schlechter Handschrift tippen Sie den Wert selbst ein.

Welche Dateien kann ich hochladen?

PDF sowie Fotos als JPEG, PNG oder HEIC. Ein Foto vom iPhone oder Android-Handy können Sie also direkt hochladen.

Wo liegen meine Dokumente?

Auf Servern in Deutschland. Sie gehören zu Ihrem Haus und sind nur für die Personen sichtbar, die Zugriff auf dieses Haus haben.

Muss ich Belege zur Nebenkostenabrechnung vorzeigen?

Ja, auf Verlangen des Mieters. Der Vermieter hat Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege zu gewähren und darf sie elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). In der Ablage haben Sie die Rechnungen zur Hand.

Werden Rechnungen automatisch in die Abrechnung übernommen?

Nein. Sie übernehmen eine bestätigte Rechnung selbst als Beleg und wählen die Kostenart. Unbestätigte Rechnungen lassen sich nicht übernehmen.

Ersetzt die Ablage meine Buchhaltung?

Nein. Sie ist eine Ablage mit Suche und Auslesen, keine Buchführung. Für steuerliche Fragen und Aufbewahrungspflichten fragen Sie Ihre Steuerberatung.

Was kostet binoro?

Die ersten 30 Tage sind kostenlos. Danach kostet binoro 9,90 € im Monat inkl. 19 % USt – für alle Produkte zusammen, monatlich kündbar.

Muss ich Zahlungsdaten angeben?

Ja. Zum Start der Testzeit geben Sie eine Zahlungsart an, Kreditkarte oder PayPal. In den ersten 30 Tagen wird nichts abgebucht. Erst danach werden 9,90 € im Monat fällig, monatlich kündbar.

Rechtsgrundlagen, auf die sich diese Seite stützt

Wir nennen zu jeder rechtlichen Aussage die Fundstelle, damit Sie sie selbst nachlesen können. Das ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

  • Der Vermieter muss dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege gewähren und darf sie elektronisch bereitstellen.

    § 556 Abs. 4 BGB · abgerufen am 09.11.2026

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